分支机构学术会议管理办法

中国运筹学会分支机构学术会议管理办法

第一条  总则

为规范中国运筹学会分支机构举办的学术会议,根据中华人民共和国民政部、中国科学技术协会、中国运筹学会(以下简称学会)相关规定,特制定本管理办法。

本管理办法中的学会分支机构(以下简称分支机构),包括分会、专业委员会、工作委员会。

第二条  会议申请

(一)分支机构主办(联合主办)学术会议,应该在会议召开前至少90天向学会提交《中国运筹学会分支机构主办学术会议申请书》(见附件一)及相关协议。

(二)分支机构协助其他组织和机构举办学术会议,应该在会议召开前至少30天向学会提交《中国运筹学会分支机构协办学术会议申请书》(见附件二)。

(三)分支机构承办国际组织和国家有关部门主办的学术会议,参照联合主办方式向学会提交申请。

(四)分支机构如需要与会议主办方/联合主办方/承办方/协办方签订合作协议,须经学会审批后加盖分支机构公章。

第三条  财务管理

(一)审批通过的学术会议,若会议收支财务由学会进行管理,分支机构应在会议召开前至少 40天向学会提交《会议预算表》(见附件三)。

(二)分支机构举办会议和酒店等第三方签订的合同,须经学会审批后加盖学会公章。

第四条  会议总结

会议结束后20天内,分支机构应根据会议实际情况向学会提交会议总结。总结须包含如下信息:

  1. 会议名称、时间、地点、会议主题内容、会议参加人数(包括线下人数和线上人数);
  2. 如有境外代表参加会议,请附境外专家学者名单及来自学校或科研机构的名称;
  3. 参加会议的主要代表,及其观点(如有);
  4. 会议大会(主旨)报告个数、其他各类报告数;
  5. 会议收到交流论文和报告篇数;
  6. 会议照片或/和截屏。

第五条  会议报销

(一)会议收支财务由学会进行管理的,会议报销前必须按本管理办法规定交齐所有材料,否则不予报销。

(二)会议报销须严格遵守学会财务制度以及会议申请书中的相关规定。申请书中内容与学会财务制度不符的,以学会财务制度为准。

第六条  附则

本管理办法由中国运筹学会办公室负责修订和解释。

 

附件

附件一、中国运筹学会分支机构主办学术会议申请书

附件二、中国运筹学会分支机构协办学术会议申请书

附件三、中国运筹学会会议预算表

附件四、承办会议协议(模板)